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Poste à pourvoir : Adjoint.e Exécutif.ve & Projets spéciaux

Par : Frédérique Hébert-Soucy

Zú est un organisme à but non lucratif qui a pour mission de rassembler, soutenir et propulser les entrepreneurs créatifs dans le secteur des technologies du divertissement afin de générer des projets innovants de classe mondiale. Il les accompagne dans leur processus de création et de croissance, en facilitant l’accès aux ressources nécessaires au développement de nouvelles propriétés intellectuelles. Dans un environnement éclectique offrant une infrastructure à la fine pointe de la technologie, Zú s’active à rassembler une communauté qui désire faire rayonner la créativité d’ici partout dans le monde.

SOMMAIRE

Relevant de la direction générale, le titulaire du poste apportera principalement un soutien administratif et opérationnel à la direction générale ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe.

RESPONSABILITÉS

  • Assurer un soutien administratif à la direction générale et à l’équipe de direction;
  • Gérer les aspects opérationnels (agenda, organisation, administratif, etc) et favoriser les échanges stratégiques avec le directeur général;
  • Coordonner les réunions internes et externes de la direction générale;
  • Assurer la préparation, les suivis et participer aux réunions des comités de direction et des opérations;
  • Planifier et participer aux réunions des membres de la direction et assurer un suivi adéquat;
  • Assurer la logistique et l’organisation des événements internes (événements, team building, etc.) identifiés par la direction (coordination et suivi de projet, relation avec les fournisseurs externes et membres de l’équipe impliqués, échéancier, budget, etc.); 
  • Prendre en charge les éléments des projets spéciaux identifiés par l’équipe de direction
  • (coordination d’événements dans les espaces Zú – en présentiel et/ou virtuels, accueil de délégations ou de visiteurs VIP, coordination de la participation de Zú à des événements externes, etc.);
  • Assurer une relation étroite avec le conseil d'administration et les différents sous-comités;
  • Acheminer la documentation et participer aux réunions du conseil d’administration;
  • Faire la recherche, la préparation et la présentation de tous les documents pertinents pour les rencontres de la direction générale;
  • S’assurer de la rédaction et de la présentation impeccables des rapports, des présentations, de tous les documents et les lettres (en français et en anglais) ;
  • Faire les suivis de certains dossiers qui lui sont confiés par la direction;
  • Rédiger et réviser des documents (lettres, rapports, tableaux, fiches techniques, etc.);
  • Effectuer les réservations de voyages, de réunions etc. pour les membres de l’équipe (et tenir l’itinéraire lors des déplacements de la direction générale);
  • Coordonner avec l’équipe la mise à jour des bases de données et en maximiser l’utilisation;
  • Être garant de la structure des dossiers sur le serveur et maximiser le respect de la structure par l’équipe
  • Effectuer des tâches administratives générales pour les membres de l’équipe;
  • Assurer la mise à jour régulière de tous les fichiers et de tous les outils administratifs;
  • Effectuer la préparation de statuts et rapports hebdomadaire et mensuels;
  • Faire les demandes d’adhésion et de renouvellements pour l’équipe de direction;
  • Agir à titre de représentante de la direction avec les différents services et divisions du Groupe Lune Rouge ainsi qu’avec les partenaires d’affaires et connaissances de la direction générale;
  • Toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES

  • Diplôme d'études collégiales en bureautique ou autre diplôme pertinent;
  • Minimum de 7 ans d'expérience dans un poste similaire;
  • Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, power point, etc.) ;
  • Bilinguisme (anglais et français – parlé et écrit);
  • Attitude positive et esprit d’équipe;
  • Désir d’apprendre en continu;
  • Énergétique et proactif(ve);
  • Excellente gestion des priorités;
  • Professionnalisme, courtoisie, diplomatie et grande discrétion en tout temps;
  • Compétences exceptionnelles en organisation et en gestion du temps;
  • Excellentes aptitudes en communication;
  • Capacité à comprendre et intégrer des enjeux d'affaires complexes et à agir comme conseiller de confiance;
  • Créativité et capacité à mener plusieurs tâches de front et de faire face à des priorités changeantes;
  • Disponibilité occasionnelle en dehors des heures habituelles de travail (weekend ou soirées) lors d’évènements spéciaux.

DATE D'ENTRÉE EN POSTE ET DURÉE

Dès que possible - Poste permanent, à temps plein.

Télétravail majoritairement, bureaux en mode nomade, présence requise lorsque nécessaire et/ou un à deux jours par semaine.

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à [email protected] avant le 19 novembre 2021. 

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